Uma festa de formatura é muito diferente de um aniversário ou casamento, por isso, organizar uma comemoração do tipo é, sem dúvida nenhuma, uma tarefa bem complicada. Em primeiro lugar pela grandiosidade do evento e, depois, pelo número de pessoas envolvidas. Sim, porque enquanto que as festas comuns envolvem um ou dois homenageados, uma formatura envolve dezenas, já que o sentido dela é reunir todos os formandos – ou a maioria deles – em uma só celebração.
O significado de uma graduação é muito maior do que um simples diploma. Ela representa o final de um ciclo, representa uma vitória, uma conquista, uma despedida e o início de uma nova fase, por isso, nada mais justo do que comemorar ao lado de todos que estiveram conosco neste período.
Você sonha em fazer uma festa de formatura e gostaria de organizá-la? Veja só:
Forme uma comissão de formatura o quanto antes
Reúnam um número de alunos interessados em participar da comissão. É uma função de muita responsabilidade pois, além de lidar com muito dinheiro, terá de fornecer o melhor, gastando o mínimo possível. Além disso, é a comissão que vai contratar os serviços e assinar os contratos, e, para que ninguém fique sobrecarregado, recomenda-se que ela tenha um mínimo de 8 a 10 participantes: um deles será o presidente que entrará em contato com fornecedores, fará pesquisa de preços e será o elo de ligação com os formandos. Algum outro membro será designado como tesoureiro e responsável pela arrecadação de dinheiro e pagamentos.
Além disso, todos os gastos deverão ser colocados em uma planilha, todas as decisões tomadas deverão ser registradas em uma ata, e é a comissão que será responsável pela arrecadação de fundos (através de rifas, festas, viagens, etc.)
O ideal é que tudo comece a ser planejado dois anos antes do término do curso, desta forma será bem mais tranquilo organizar tudo, conseguir prazos maiores e, consequentemente, preços menores.
Verifique quantos alunos estão interessados em participar da formatura
Assim que a comissão estiver devidamente formada é a hora de se apresentar aos formandos, explicar o que foi decidido em reunião e saber quantos alunos mostram interesse em participar da formatura – nem todos querem ou possuem condições de participar, por isso, é importante saber o número exato dos interessados. Lembrando que um número muito reduzido de alunos tornará o preço final bem mais alto e as mensalidades maiores, podendo tornar a festa de formatura inviável para a maioria.
A comissão deve informar aos interessados:
- Que haverá uma cobrança mensal obrigatória (recomenda-se que não passe de 200 reais por mês);
- Que todo o fluxo de caixa será lançado em um site com acesso disponível 24 horas por dia;
- Que a comissão está aberta a sugestões, porém, cada uma delas será levada em reunião e só serão aprovadas se forem viáveis.